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淄博市体育局档案管理实施办法

发布日期:2018-01-16 15:56:47 浏览次数: 字体:[ ]

第一章 总则

第一条 为做好淄博市体育局档案管理工作,确保档案收集全面、整理规范、归档及时、移交到位,根据《中华人民共和国档案法》、国家体育总局《大型运动会档案管理办法》、《山东省档案条例》,制定本办法。

第二条 淄博市体育局档案指机关在其工作活动过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料(包括文书、照片、声像、会计、电子、实物及资料等)。

第三条 档案工作由办公室负责,机关各科室负责将本科室形成的文件材料收集齐全完整后,定期交办公室集中统一组织整理,任何科室或个人不得据为己有或者拒绝归档。

第二章 档案人员的配备及其职责

第四条 办公室应明确1名办公室领导分管档案工作,要配备1-2名熟悉档案业务的工作人员负责局机关档案工作。

第五条 科室负责人作为科室档案工作的第一负责人,各科室要指定专人具体负责本科室形成的各类文件材料的收集、管理和及时移交,确保本科室文件材料的完整。

第六条 建立健全档案工作网络,由办公室牵头,各科室负责本科室文件材料的收集和管理的人员为成员。

办公室负责制定并组织实施档案工作计划;根据工作进展情况,定期召开档案工作协调会议,通报工作进展情况,解决档案工作中的问题;负责指导、监督、检查档案成员科室档案工作。

各科室负责本科室形成的各类文件材料的收集、管理、移交工作,确保本科室文件材料的完整、齐全;人事档案由人事科负责收集整理归档;会计档案由体育经济科负责收集整理归档。

第三章 档案的管理

    第七条 办公室要统一购置档案的包装材料,配备适宜保存档案的装具和必要的设施设备。

    第八条 对重点和珍贵档案,以及由于保管条件不善可能导致不安全或者严重损毁的档案,必须及时采取措施,加以保护。

第四章 归档范围

第九条 机关在工作过程中形成的具有保存价值的各种门类、载体的文件材料,包括纸质文件、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、资料与出版物及实物(奖牌、奖杯、火炬、服装、各种票证、证件、证章、会徽、吉祥物、宣传画)等,均须归档。归档的重点是各科室主要活动和基本情况的文件材料。

第十条 机关文件档案归档范围和文书档案保管期限规定(见附件)

第十一条 实物档案归档范围

(一)各项重大活动的标志物、各类仪式用品、宣传品、纪念品、演出服装样品吉祥物、奖杯、奖牌、火炬、会徽、会旗、请柬、门票票样证件样品各种牌匾、印章、印鉴、印模、领导名章等题词、签名获赠的纪念品荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾

)其他实物档案。

第十二条 照片档案归档范围

(一)上级领导、社会知名人士视察工作和出席各种活动时产生的照片档案;

(二)机关领导及其他人员在各项活动中产生的照片档案;

(三)各科室召开各种会议、举办(联合举办或委托举办)各项活动时产生的照片档案;

(四)主办、承办赛事全程中产生的照片档案;

)场馆建设、运行过程中产生的照片档案;

)其他照片档案。

第十三条 声像档案归档范围

(一)上级领导、社会知名人士视察工作和出席各种活动时产生的声像档案;

(二)机关领导及其他人员在各项活动中产生的声像档案;

(三)各科室召开各种会议、举办(联合举办或委托举办)各项活动时产生的声像档案;

(四)主办、承办赛事全程中产生声像档案;

)场馆建设、运行过程中产生的声像档案;

)其他声像档案。

第十四条 电子档案归档范围

以磁盘、磁带、光盘、硬盘为载体的各种文本文件、图像文件、图形文件、影像及声音文件。

第五章 档案整理

第十五条 分类

机关档案按照一个独立的全宗进行整理、保管和移交,采用年度分类方法。

第十 整理原则各种门类、载体的文件材料应遵循其自然形成规律,保持文件材料之间的有机联系,维持其原貌和完整,便于保管和利用。

第十七条 整理要求

归档文件材料整理应分别按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《文书档案案卷格式》(GB/T9705-88)、《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DT/15-95)、《国家重大建设项目文件归档与档案管理规范》(DA/T28-2002)、《会计档案管理办法》等规范标准执行。

第十八条 归档份数

机关科室形成的档案归档1

第六章 档案的归属与移交

第十条 档案的归属

机关形成的各种门类、各种载体的档案,人事档案由人事科管理和提供利用,会计档案由经济科管理和提供利用,文书档案等其它档案由办公室管理和提供利用。

第二十条 档案的移交

(一)各科室形成、保管的各种门类和载体材料半年办公室移交一次,一式1套档案及其电子版(不可复制的实物档案移交1套)和目录(纸质原件和电子版),档案移交情况作为考核科室工作的依据。

(二)局办公室按规定时限向淄博市档案馆移交档案、目录、资料,履行交接手续(附《档案交接文据》式样)。

第二十 本办法自下发之日起施行各直属单位参照本办法执行

附件

1档案交接文据

2、机关文件档案归档范围

3、文书档案保管期限表



                           2018年1月16日


公开选项:主动公开

  淄博市体育局办公室            2018年1月16日印发


附件1:

档案交接文据

全宗名称


案卷起止时间


案卷种类、数量


文书档案

                                        件

照片档案

                                    张(盒)

声像档案

                                        盒

实物档案

                                        件

会计档案

  件

合同档案

全引目录

纸质           套     电子              套

其他材料


接收意见


   移交单位:

   接收单位:

   单位负责人:

   单位负责人:

   移交经办人:

   接收经办人:

   移交时间:

   接收时间:

附件2:    

机关文件材料归档范围

(2006年12月18日·国家档案局令第8号发布)

第一条 为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。

第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条 机关文件材料归档范围是:

(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;

(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条 机关文件材料不归档范围是:

(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

第五条 凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的科室移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条 永久保管的文书档案主要包括:

(一)本机关制定的法规政策性文件材料;

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;

(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第八条 定期保管的文书档案主要包括:

(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;

(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四)本机关一般性事务管理文件材料;

(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;

(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;

(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;

(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;

(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。

第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条 各机关应根据本规定,结合本机关职能和各科室工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理科室审查同意后执行。

第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十四条 本规定自颁布之日起施行,1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。










附件3            

文书档案保管期限表

(2006年12月18日·国家档案局令第8号发布)

一、本机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久

、本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

1、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久

2、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年

、 机关联合召开会议的文件材料

1、本机关为主办的:请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久;典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年

2、本机关为协办的:请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年;典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 10年

、上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料

1、重要的 永久

2、一般的 30年

3、本机关工作汇报材料 30年

、 本机关业务文件材料

1、本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料 永久

2、本机关的请示与上级机关的批复、批示:重要业务问题的 永久;一般业务问题的 30年

3、同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料:重要业务问题的 永久;一般业务问题的 30年

4、本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年

5、机关联合行文的文件材料:

(1)本机关为主办的:重要业务问题的 永久;一般业务问题的 30年

(2)本机关为协办的:重要业务问题的 30年;一般业务问题的 10年

6、本机关编辑、编写的文件材料:大事记、组织沿革等 永久;简报、情况反映、工作信息等 10年

7、行政管理、执法活动中形成的文件材料

(1)行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久;

(2)执法检查情况汇总、通报,整改通知等 永久;

(3)行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料:固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件材料 永久;不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料 永久;20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 永久;20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年;

(4)行政管理工作中形成的备案文件材料 10年;

(5)行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料(重要的 永久;一般的 30年)

8、计划、总结、统计、调研等方面的文件材料:年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久;年度以下的计划、总结、统计材料 10年;重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久;一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年

9、出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的文件材料:发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等 永久;出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 30年

、 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

1、机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久

2、 人事工作制度、规定、办法等文件 30年

3、 人事任免文件 永久

4、 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料:受县级(含)以上表彰、奖励的 永久;受县级以下表彰、奖励的 30年

5、对本机关有关人员的处分材料:受到警告(不含)以上处分的 永久;受到警告处分的 30年

6、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久

7、人事考核、职称评审工作文件材料 永久

8、职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久

9、职工名册 永久

10、党、团、工会工作活动中形成的文件材料:工作报告、总结,换届选举结果 永久;重要专项活动的报告、总结等 永久;党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料 永久;情况反映、工作简报 10年

11、纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料:重要的 永久;一般的 30年

12、安全检查、调查记录 10年

13、本机关处理人民来信来访的文件材料:有领导重要批示和处理结果的 永久;其他有处理结果的 30年

、 本机关事务管理文件材料

1、房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久

2、与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料:重要的 永久;一般的 10年

3、接待工作计划、方案:重要的 30年;一般的 10年

4、机关财务预算 30年

5、机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年

6、国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料:重要的 永久;一般的 10年

、 上级机关制发的文件材料

1、上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料:重要的 永久;一般的 10年

2、上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年

3、 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久

、 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年

十、 下级机关报送的文件材料

1、重大问题的专题报告 30年

2、年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年




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